Nuvem UFSB permite acesso a arquivos compartilhados para trabalho remoto

Com as medidas adotadas pela universidade para colaborar no enfrentamento da pandemia da covid-19, a Diretoria de Arquitetura e Segurança de Tecnologia de Informação e Comunicação (Dastic/Protic) acelerou os preparativos para o uso da Nuvem UFSB e liberou informações para uso do serviço no dia 24 de março. Antes de liberar o acesso e enviar um e-mail interno com os procedimentos para uso, a equipe da Dastic migrou os arquivos das pastas compartilhadas dentro da rede institucional para o serviço, permitindo que os colegas de outros setores possam retomar as atividades a partir de seus computadores pessoais. As funcionalidades acessíveis vão além do armazenamento, porém, favorecendo a gestão de equipes e de demandas nesse período de trabalho remoto, a exemplo de serviços comerciais para compartilhamento e colaboração, como o Google Drive, por exemplo.

O diretor da Dastic, Adriano Pedreira Scherbach, explica o funcionamento da Nuvem UFSB e como a equipe foi aprimorando o serviço, que é baseado no software de código aberto Nextcloud, combinado com outros aplicativos.  

O que motivou a equipe da Dastic a procurar um serviço como o da Nuvem UFSB?

A motivação é antiga, praticamente junto com a construção da rede da UFSB, uma vez que o compartilhamento de arquivos e a colaboração entre os servidores é muito importante para a instituição. Na época o Google Docs fazia muito sucesso, mas seu uso precisa ser avaliado cuidadosamente, em função, por exemplo, do Marco Civil da Internet. A ferramenta em si conhecemos no final de 2016, salvo engano. Já havíamos avaliado outras, mas nada comparado ao Nextcloud/Owncloud(de fato a base do projeto), que agregam outras funcionalidades. O serviço de compartilhamento de arquivos que tínhamos operava com protocolos muito utilizados em rede, mas que dificultavam seu uso nos campi, por exemplo, tanto sob o aspecto da segurança, quanto pelo desempenho. Com a nuvem teremos a possibilidade de acesso aos dados da instituição mesmo para aqueles que estejam em trânsito ou viajando, em PCs ou smartphones, e isso certamente trará mais agilidade para os processos da UFSB.

Que funcionalidades motivaram a escolha pela nextcloud?

Além de operar de um modo já familiar a muitas pessoas, a exemplo do Dropbox, Google Drive e Google Docs, o fato de ser opensource é um fator que consideramos muito. Em termos de funcionalidades, são muitas. No site do Nextcloud há uma espécie de loja de aplicativos com muitos deles. Os que nos chamam mais atenção são o Talk (chat e videochamada), o Tasks (para gestão de tarefas) e o Deck (gestão de projetos estilo kanban). Além destes, há os conectores para o Onlyoffice e o Collabora Office, ambas suítes de escritório, o conector para o Drawio, para diagramas de diversas áreas, e outros. Todos operam via Web (no navegador) e são instalados na nossa estrutura. Esse grande leque de opções é que faz da solução algo personalizável e amplia o número de servidores que pode ser beneficiado.
Disponibilizamos também 2GB de espaço por usuário. É pouco, mas deve ajudar para trabalhos individuais inacabados, antes de serem copiados de fato para as pastas de setor.

Que ajustes a equipe da Dastic destaca nesse cerca de um ano de uso do serviço? Como ela encaminhou esses ajustes junto à empresa?

Como disse, tivemos contato com a ferramenta já a algum tempo, e chegamos a iniciar um piloto em 2017, mas foi interrompido. No começo de 2019, com a experiência positiva que tivemos antes, decidimos iniciar novamente os testes. Todo o ajuste realizado foi feito pela equipe da Dastic, não houve intervenção da empresa/desenvolvedores do Nextcloud. Estes ajustes se deram sobre a adequação e parametrização do ambiente onde a Nuvem UFSB seria implantada. Não fizemos, ainda, alterações ou sugestões de alterações na codificação para os mantenedores. No entanto, vislumbramos alguns pontos em que podemos contribuir com o projeto. Todas as ferramentas que usamos, com exceção do nosso próprio domínio para autenticação, são ferramentas de código aberto, que não trarão custos dessa modalidade para a UFSB.
Os principais ajustes foram o dimensionamento da estrutura de rede, virtualização e serviços agregados para extrair o máximo de desempenho no uso da ferramenta. Infelizmente não chegamos a finalizar o piloto, a necessidade de disponibilizar o ambiente chegou antes por conta da pandemia por COVID-19. Utilizamos o máximo de experiência que adquirimos nesse um ano de testes internos para construir do zero um ambiente que pudesse atender uma estimativa de 650 usuários. Desde a implantação já fizemos algumas correções e ajustes para melhor resposta do ambiente. Novas funcionalidades devem ser acrescentadas com o tempo, então ainda deve haver mais novidades por vir.