Encontro de gestores do SCDP tratou das melhorias no atendimento

A Diretoria de Planejamento da Pró-reitoria de Planejamento e Administração (Dirplan/Propa) realizou o encontro de gestores do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP) no último dia 30 de novembro, na Reitoria (Itabuna), com a participação de servidores dos três campi da UFSB. A ênfase da reunião foi o aperfeiçoamento dos processos e do atendimento no âmbito da gestão de diárias e passagens para a instituição.

O encontro permitiu tratar de tópicos necessários para o atendimento:

• Importância do Controle na Gestão dos recursos do SCDP
• Mudanças no fluxo de capacitação dos servidores para tornar mais célere os pedidos
• Maior envolvimento de agentes do SCDP na organização de concursos docentes, visando diminuição de pedidos fora do prazo e eficiência na gestão de recursos financeiros
• Aumento do número de cadastradores nos campi, para que possam haver ainda mais pessoas capacitadas especialmente para períodos de grandes eventos (concursos, fóruns)
• Maior publicidade dos gastos setoriais visando o melhor planejamento dos responsáveis pela gestão dos recursos financeiros envolvidos.
• Medidas que visem a diminuição do fluxo de viagens fora do prazo, que promove a redução de custos de viagens.
• Apresentação e discussão sobre o formulário online de solicitações de viagens. (Esta é uma parceria com a Diretoria de Sistemas da Protic, e encontra-se em fase de finalização) visa a celeridade no atendimento, bem como a sustentabilidade eliminando etapas que necessitavam de impressão de documentos.
• Apresentação dos FAQs (frequently asked questions) para gestores e usuários, diminuindo as dúvidas.
• A possibilidade da vinda de especialistas na área (SCDP) para oficinas de capacitação, aumentando o conhecimento dos gestores e possibilitando melhores respostas aos usuários.
• Promoção de formas de mensuração da qualidade do serviço prestado pelo Setor de Gestão de diárias e Passagens, para melhorar a avaliação do setor.

O coordenador de Planejamento e Orçamento, José Alves dos Santos Neto, relata ainda que o setor promoveu uma descentralização de ações, alterando o fluxo de pedidos. “Esse fator foi fundamental para buscar a eficiência na gestão dos recursos, visto que o setor, que contava com apenas um servidor, era responsável pelo cadastramento de todas as demandas da Instituição. Só em 2017 foram cadastrados 775 processos de concessão de diárias e passagens. Com a descentralização, os cadastramentos ganharam em celeridade e o contato com os solicitantes ficou mais próximo, diminuindo o tempo para resposta as dúvidas, bem como permitindo a melhoria no planejamento das ações ligadas ao setor”, avalia José.